档案信息化电子化成为档案管理工作的重点

在信息化高速发展的今天，电子档案有着快速检索，按权限使用等优势，被很多企业所认可，电子档案管理具有一定的重要性、时效性以及真实性的特点。档案是人类社会实践活动的产物,是人类社会历史真实面貌的原始记录。它是领导决策的依据，工作考察的凭证，科学研究和基础设施、设备建设等方面的可靠资料，还是具有重复利用、历史借鉴以及促进创新的重要材料。
一、企业档案采集的现状
很多企业对于电子档案的采集仅限于扫描或是拍照，形式非常单一，效率低下，这也是导致档案无法及时归档的主要原因，因为对于档案员来说，集中扫描录入的工作量非常大，并且通过Excel管理非常不方便。
二、高效档案采集办法
会博通提供多种归档渠道及方式：覆盖面广，且功能丰富的档案采集功能，用户可按组织内部的管理习惯及需要，匹配采用符合组织自身需要的档案采集方法，高效解决各类用户在档案录入归档时所面临的不同状况。
1、实体档案的采集
批量新建：以类似于Excel的模式批量新建档案条目，并可自动继承属性内容。
属性新建：直接录入档案属性新建档案条目。
导入新建：利用Excel批量导入案卷、卷内目录。
2、数字档案的采集
扫描新建：直接扫描形成电子文件。
批量上传：直接批量导入电子文件。
对应条目批量上传：约定对应关系，从磁盘批量对应导入电子文件。
信息化时代，电子档案该如何高效采集呢？
三、会博通项目实施经验分享
1、择重录入：对于海量的历史档案，我们可以选择近三年或者五年的档案先录入，一般往往是近期的档案利用率比较高，年份久远的档案我们可以之后选择合适时机再对应录入，重点要做到新形成的文档及时归档，不要积压。
2、协作采集：遵循“谁形成，谁录入”原则，按照规范性文件要求收集，并由档案员统一归档，这样既可以保证文件的及时性，避免文档丢失或是去向不明等情况；也可以减轻档案员的工作量，把工作细分下去，人人参与，继而增强员工的归档意识。
3、智能采集：会博通可以作为各类型软件系统，包括钉钉、企业微信等云办公平台的统一归档平台。可通过标准接口将管理痕迹与成果内容一并归档，解决经营成果难以沉淀，无法妥善保存审批过的方案、合同等资料等问题。